Zawiadomienie o zbyciu pojazdu to krótkie pismo składane przez dotychczasowego właściciela po sprzedaży, darowiźnie lub innej formie przeniesienia własności. Jego celem jest poinformowanie właściwego organu (najczęściej wydziału komunikacji) o zmianie właściciela, aby ograniczyć ryzyko odpowiedzialności za zdarzenia związane z pojazdem po dacie zbycia.
Poprawnie przygotowany dokument powinien zawierać: dane zbywcy i nabywcy, dokładne dane pojazdu (marka, model, numer VIN, numer rejestracyjny), datę i miejsce zbycia, a także podstawę zbycia (np. umowa sprzedaży/darowizny) i czytelny podpis. W praktyce warto dopilnować, aby dane były zgodne z dowodem rejestracyjnym i umową, bo nawet drobna literówka w VIN lub PESEL/NIP może utrudnić weryfikację.
Poniżej znajdziesz prosty wzór „Zawiadomienie o zbyciu pojazdu” w wersji wypełnionej krok po kroku, przygotowany tak, by łatwo przenieść go do PDF i wykorzystać jako przykład przy własnym zgłoszeniu zbycia pojazdu.
Zawiadomienie o zbyciu pojazdu
Dotyczy: zgłoszenie zbycia pojazdu (sprzedaż) – przykład wypełniony
Krok 1: dane zbywcy (dotychczasowego właściciela)
- Imię i nazwisko: Jan Kowalski
- PESEL: 80010112345
- Adres zamieszkania: ul. Kwiatowa 12/4, 60-123 Poznań
- Telefon/e-mail (opcjonalnie): 600 000 000, [email protected]
Krok 2: dane nabywcy (nowego właściciela)
- Imię i nazwisko: Anna Nowak
- PESEL: 90020254321
- Adres zamieszkania: ul. Słoneczna 8, 62-020 Swarzędz
Krok 3: dane pojazdu
| Pole | Wartość (wpisz jak w dowodzie) | Uwagi |
|---|---|---|
| Marka / model | Toyota Corolla | Bez skrótów |
| Numer rejestracyjny | PO 12345 | Z tablic |
| Numer VIN | JTDBR32E102345678 | Sprawdź 2× |
| Rok produkcji | 2016 | Jak w DR |
Krok 4: informacje o zbyciu (umowa)
- Rodzaj czynności: sprzedaż (umowa kupna-sprzedaży)
- Data zbycia: 15.02.2026
- Miejsce zbycia: Poznań
- Numer umowy / opis (opcjonalnie): Umowa sprzedaży z dnia 15.02.2026
Krok 5: treść oświadczenia i podpis
Jak dostosować wzór zawiadomienia o zbyciu pojazdu
Wypełniony wzór potraktuj jako instrukcję: przepisz dane 1:1 z dokumentów. Najczęściej edytuje się adresata (starostwo/urząd miasta właściwy dla miejsca zamieszkania) oraz dane stron. Jeśli pojazd miał współwłaścicieli, dopisz ich dane w części „zbywca” i zadbaj o podpisy wszystkich zbywców zgodnie z umową.
Co można dodać, aby zgłoszenie było „odporne” na wątpliwości
Możesz dopisać: numer dowodu osobistego (jeśli urząd tego wymaga), datę urodzenia (gdy brak PESEL), a przy firmie: nazwę, NIP oraz adres siedziby. W praktyce przydaje się też wzmianka o tym, że przekazano dowód rejestracyjny, kartę pojazdu (jeśli była wydana) i liczbę kompletów kluczyków.
Na co uważać przy danych pojazdu (VIN, rejestracja, umowa)
Najwięcej błędów dotyczy numeru VIN i numeru rejestracyjnego. VIN musi być identyczny jak w dowodzie rejestracyjnym (bez spacji, bez pomyłek w znakach typu 0/O). Jeżeli w umowie wpisano inną datę zbycia niż w zawiadomieniu, urząd może poprosić o wyjaśnienie, dlatego zawsze sprawdź zgodność: data i miejsce zawarcia umowy, dane stron oraz dane pojazdu.
Załączniki i potwierdzenie złożenia
Do zawiadomienia zwykle dołącza się kopię umowy sprzedaży/darowizny. Zachowaj potwierdzenie złożenia (stempel na kopii, UPP w ePUAP lub potwierdzenie nadania), bo to ono najłatwiej wykazuje, że zgłoszenie zbycia pojazdu zostało dokonane.
Czy ten wzór nadaje się do sprzedaży, darowizny i innych form zbycia?
Tak — wystarczy zmienić „rodzaj czynności” (np. darowizna, zamiana, przekazanie). Kluczowe jest, by wskazać kto, komu, jaki pojazd i kiedy oraz złożyć czytelny podpis. Jeśli zgłaszasz zbycie online, treść może pozostać taka sama, a dane przepisujesz do formularza elektronicznego, zachowując ten wzór jako pomoc i kopię do archiwum.